個人情報保護方針およびデータ取扱規定
最終改定日: 2025年1月1日 ｜ 神戸市スマートオフィス技術情報ポータル
1. 総則および事業者情報（個人情報取扱事業者）
ビューロフレッヒェン（以下「当組織」といいます）は、兵庫県神戸市を拠点とし、空間最適化AI、環境センサーデータの解析、ならびにハイブリッドワーク向け自律スケジューリングシステム等の技術情報の提供・研究開発を推進しております。当組織は、当ポータルサイトの利用者（以下「利用者」といいます）のプライバシーを尊重し、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）を遵守するとともに、適正かつ厳格に個人情報および関連する環境観測データを管理・運用いたします。
【個人情報取扱事業者】
組織名：ビューロフレッヒェン
所在地：兵庫県神戸市中央区江戸町98番地, Kobe
電子メール：[email protected]
代表電話番号：+81-78-391-4821
2. 取得する情報項目および収集方法
当組織は、スマートオフィス技術および実証実験に関する情報提供、お問い合わせ対応、技術照会、ならびに閲覧環境の最適化を目的として、以下の情報を適法かつ公正な手段によって取得します。
| データ区分 | 具体的内容 | 収集方法 |
|---|---|---|
| お問い合わせ・申込情報 | 氏名、所属組織名、電子メールアドレス、電話番号、照会内容 | ウェブフォーム入力または直接のメール送付 |
| 技術・アクセスログ | IPアドレス、ブラウザ種別・バージョン、閲覧日時、リファラーURL、OS情報 | サーバー通信時の自動ログ生成 |
| Cookie等端末識別子 | セッションID、UI設定保持（文字サイズ等）、アクセス解析用匿名識別子 | ブラウザとサーバー間のCookie通信 |
| 実証実験関連データ | 温度、湿度、CO2濃度、照度、人流密度（特定個人を識別不能な統計情報） | 実証オフィス設置のIoT空間センサー経由 |
3. 利用目的および法的根拠
当組織が取得した個人情報は、個人情報保護法第17条および第18条に基づき、以下の利用目的の範囲内において適切に取り扱います。
| 利用目的 | 処理の法的根拠（個人情報保護法規等） |
|---|---|
| スマートオフィス技術情報、ガイドライン、ホワイトペーパー等の提供 | 利用規約に基づく正当な業務履行、本人の同意 |
| 技術基準や実証実験（神戸市中央区モデル等）に関する照会対応 | 本人からの請求に伴う通信対応、事前同意 |
| サイト不正アクセスの防止、サーバー障害調査、情報セキュリティの確保 | 安全管理措置義務の履行、組織の正当な業務利益 |
| 空間最適化AIの精度向上を目的とした統計データの作成（匿名化データ） | 仮名加工情報・匿名加工情報に関する規定の遵守 |
4. データの保存期間
取得した個人情報は、利用目的の達成に必要な期間、あるいは適用ある法令に基づき義務付けられる保存期間を超えて保管されることはありません。
- お問い合わせ履歴および連絡先情報： 照会対応完了後、法令上の紛争防止目的で最大3年間保持し、その後安全に消去または廃棄します。
- アクセスログおよびIPアドレス： サーバーの保守運用および不正アクセス解析のため、最長180日間保持し、定期的に上書き消去します。
- Cookie識別子： ブラウザ単位で最大1年間保持されますが、利用者はいつでもブラウザ設定またはクッキーポリシーから消去可能です。
5. 第三者提供および越境移転（外国にある第三者への提供）
当組織は、次の場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく個人データを第三者に提供いたしません。
- 法令に基づく場合（裁判所、警察等からの適法な令状による照会等）。
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合。
- 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合。
なお、当組織が利用するクラウドインフラ（データバックアップサーバー等）が日本国外に所在する場合、個人情報保護法第28条の基準に基づき、十分な個人データ保護水準を有する国・地域への配置、または適切な契約協定（データ処理契約）を締結した事業者の選定を行っています。
6. 保有個人データに関する本人の権利
個人情報保護法に基づき、利用者は当組織が保有する自己の保有個人データに関して、以下の権利を行使することができます。
| 権利の種別 | 権利の内容および行使要件 |
|---|---|
| 開示請求権 | 組織が保有する自己の個人データおよび第三者提供記録の開示を請求する権利。 |
| 訂正・追加・削除請求権 | 保有個人データの内容が事実と相違する場合、訂正、追加または削除を請求する権利。 |
| 利用停止・消去請求権 | 法に違反して取り扱われている場合、自己の個人データの利用停止または消去を求める権利。 |
| 第三者提供の停止請求権 | 法に違反して第三者提供されている場合、その停止を請求する権利。 |
7. 権利行使の手続きおよび苦情の申出先
上記に定める保有個人データの開示等のご請求、ならびに個人情報の取扱いに関する苦情・ご相談は、以下の窓口まで電子メールまたは郵送にてお申し出ください。所定のご本人確認手続きを経た上で、合理的な期間および範囲内で誠実に対応いたします。
【個人情報窓口】
組織名称：ビューロフレッヒェン 個人情報保護監査担当部
所在地：兵庫県神戸市中央区江戸町98番地, Kobe
電子メール：[email protected]
電話番号：+81-78-391-4821
※開示等のご請求に際し、ご本人確認書類（運転免許証、パスポート等の写し）のご提示をお願いする場合がございます。また、開示手続きには所定の実費手数料が発生する場合があります。
当組織の対応に疑義がある場合、利用者は個人情報保護委員会（内閣府の外局）または所轄の消費生活センター等へ苦情を申し出る権利を有します。
8. 安全管理措置
当組織は、取扱う個人データの漏洩、滅失または毀損の防止その他の個人データの安全管理のため、組織的、人的、物理的、かつ技術的な安全管理措置を講じています。
- 通信経路全体の暗号化（SSL/TLS暗号化通信の全面適用）。
- アクセス権限の最小化原則および二要素認証の義務付け。
- 定期的な脆弱性診断および監査ログの監視。
- 全従業員・参画研究員に対する秘密保持契約の締結と定例教育の実施。
9. クッキー（Cookie）および外部送信に関する規定
当サイトにおけるクッキーおよびトラッキング技術の取扱いの詳細、ならびに外部送信規律に基づく表示については、別途制定された規定をご参照ください。
10. 改定手続き
当組織は、法令の改正、社会情勢の変化、または空間最適化AI・センサー技術運用の進展に伴い、本方針を適宜見直し改定することがあります。重要な改定を行う場合は、当ポータルサイト上において分かりやすい方法で利用者に通知いたします。